SIA “MultiHouse” personas datu aizsardzības vadlīnijas un privātuma politika

Privātuma politikas mērķis ir sniegt fiziskajai un juridiskai personai – datu subjektam – informāciju par personas datu apstrādes nolūku, apjomu, aizsardzību un apstrādes termiņu datu iegūšanas laikā un apstrādājot datu subjekta personas datus.

1.Personas datu apstrādes pārzinis ir SIA “MultiHouse”, vienotās reģistrācijas Nr. 42103047385, juridiskā adrese Kungu iela 71/75-7, Liepāja.

SIA “MultiHouse” kontaktinformācija ar personas datu apstrādi saistītajos jautājumos ir: info@multihouse.lv Izmantojot šo kontaktinformāciju vai, vēršoties SIA “MultiHouse” birojā, var uzdot jautājumu par personas datu apstrādi.

2. Privātuma politiku piemēro privātuma un personas datu aizsardzības nodrošināšanai attiecībā uz:

1) fiziskajām personām – klientiem un citiem pakalpojumu lietotājiem (tajā skaitā, potenciālajiem, bijušajiem un esošajiem), kā arī trešajām personām, kuras saistībā ar pakalpojumu sniegšanu fiziskai personai (klientam, lietotājam) saņem vai nodod SIA “MultiHouse” jebkādu informāciju (tajā skaitā, kontaktpersonas, maksātāji u.c.);

2) SIA “MultiHouse” rūpējas par Klientu privātumu un personas datu aizsardzību, ievēro Klientu tiesības uz personas datu apstrādes likumību saskaņā ar piemērojamajiem tiesību aktiem – Fizisko personu datu aizsardzības likumu, Eiropas Parlamenta un padomes 2016. gada 27. aprīļa Regulu 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti (Regula) un citiem piemērojamajiem tiesību aktiem privātuma un datu apstrādes jomā.

3) Privātuma politika ir attiecināma uz datu apstrādi neatkarīgi no tā, kādā formā un/vai vidē Klients sniedz personas datus (papīra formātā, ar epasta starpniecību vai telefoniski) un kādās uzņēmuma sistēmās vai papīra formā tie tiek apstrādāti.

3. Personas datu apstrādes nolūki:

1) SIA “MultiHouse” apstrādā personas datus šādiem nolūkiem:

• pakalpojumu sniegšanai;

• klienta identificēšanai;

• līguma sagatavošanai un noslēgšanai;

• pakalpojumu ierīkošanai un sniegšanai (līguma saistību izpildei);

• pakalpojumu darbības nodrošināšanai /uzturēšanai;

• garantijas saistību izpildei;

• pakalpojumu uzlabošanai, jaunu pakalpojumu attīstībai;

• pakalpojuma lietošanas veicināšanai;

• pakalpojumu reklamēšanai un izplatīšanai jeb komerciāliem nolūkiem;

• klientu apkalpošanai;

• iebildumu izskatīšanai un apstrādei;

• norēķinu administrēšanai;

• parādu atgūšanai un piedziņai;

2) Biznesa plānošanai un analītikai:

• statistikai un biznesa analīzei;

• plānošanai un uzskaitei;

• efektivitātes mērīšanai;

• datu kvalitātes nodrošināšanai;°

• tirgus un sabiedriskā viedokļa pētījumu veikšanai;

• atskaišu sagatavošanai;

• klientu aptauju veikšanai;

• riska vadības aktivitāšu ietvaros.

3) Informācijas sniegšanai valsts pārvaldes iestādēm un operatīvās darbības subjektiem ārējos normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos un apjomā.

4) Citos specifiskos nolūkos, par kuriem Klients tiek informēts brīdī, kad viņš sniedz attiecīgus datus SIA “MultiHouse”.

4. Personas datu apstrādes tiesiskais pamats

1) SIA “MultiHouse” apstrādā Klienta personas datus, balstoties uz šādiem tiesiskajiem pamatiem:

• līguma noslēgšanai un izpildei – lai noslēgtu līgumu pēc Klienta pieteikuma un nodrošinātu tā izpildi;

• normatīvo aktu izpildei – lai izpildītu SIA “MultiHouse” saistošos ārējos normatīvajos aktos noteiktus pienākumu;

• saskaņā ar Klienta – datu subjekta piekrišanu;

• likumīgās (leģitīmās) interesēs – lai realizētu no SIA “MultiHouse” un Klienta starpā pastāvošajām saistībām vai noslēgtā līguma vai likuma izrietošas SIA “MultiHouse” leģitīmās (likumīgās) intereses.

5. SIA “MultiHouse” leģitīmās (likumīgās) intereses.

1) SIA “MultiHouse” likumīgās (leģitīmās) intereses ir:

• veikt komercdarbību;

• sniegt namu apsaimniekošanas pakalpojumus;

• pārbaudīt Klienta identitāti pirms līguma noslēgšanas;

• nodrošināt līguma saistību izpildi;

• novērst nepamatotus finansiālus riskus savai komercdarbībai (t.sk., veikt kredītriska novērtējumu pirms pakalpojumu pārdošanas un līguma izpildes laikā);

• saglabāt Klientu pieteikumus un iesniegumus par pakalpojumu sniegšanu, citus pieteikumus un iesniegumus, piezīmes par tiem, t.sk., kas veikti mutiski, zvanot;

• administrēt Klienta kontu (klienta nr.);

• segmentēt klientu datu bāzi pakalpojumu efektīvākai nodrošināšanai;

• izstrādāt un attīstīt pakalpojumus;

• informēt Klientus par pakalpojumiem, nosūtot komerciālus paziņojumus;

• nosūtīt citus ziņojumus par līguma izpildes gaitu un līguma izpildei būtiskiem notikumiem, kā arī veikt Klientu aptaujas par pakalpojumiem un to lietošanas pieredzi;

• nodrošināt namu apsaimniekošanu;

• uzturēt un attīstīt namu apsaimniekošanas ,ūdensapgādes un kanalizācijas sistēmu tīklu;

• uzraudzīt namu apsaimniekošanas ,ūdensapgādes un kanalizācijas sistēmu tīkla darbību, lai konstatētu tehniskas problēmas, kā arī prettiesiskas darbības un tās novērstu;

• novērst krāpniecību;

• nodrošināt pārvaldību, finanšu un biznesa uzskaiti un analītiku;

• nodrošināt efektīvus uzņēmuma pārvaldības procesus;

• nodrošināt pakalpojumu sniegšanas un piegādes efektivitāti;

• nodrošināt un uzlabot pakalpojumu kvalitāti;

• administrēt maksājumus;

• administrēt neveiktus maksājumus;

• vērsties valsts pārvaldes un operatīvās darbības iestādēs un tiesā savu tiesisko interešu aizsardzībai;

• informēt sabiedrību par savu darbību.

6. Personas datu apstrāde.

1) SIA “MultiHouse” apstrādā Klienta datus, izmantojot mūsdienu tehnoloģiju iespējas, ņemot vērā pastāvošos privātuma riskus un SIA “MultiHouse” saprātīgi pieejamos organizatoriskos, finansiālos un tehniskos resursus.

2) SIA “MultiHouse” attiecībā uz Klientu var veikt automatizētu lēmumu pieņemšanu. Klients par šādām SIA “MultiHouse” darbībām tiek informēts atsevišķi saskaņā ar normatīvajiem aktiem. Klients var iebilst automatizētu lēmumu pieņemšanai saskaņā ar tiesību aktiem, tomēr apzinoties, ka atsevišķos gadījumos tas var ierobežot Klienta tiesības izmantot atsevišķas viņam potenciāli pieejamās iespējas (piemēram, saņemt komerciālus piedāvājumus).

3) Automatizētu lēmumu pieņemšana, kas Klientam rada tiesiskās sekas (piemēram, Klienta pieteikuma apstiprināšana vai noraidīšana), var tikt veikta tikai līguma starp SIA “MultiHouse” un Klientu noslēgšanas vai izpildes gaitā, vai pamatojoties uz Klienta nepārprotamu piekrišanu.

4) Ar Klientu noslēgtā līguma saistību izpildes kvalitatīvai un operatīvai nodrošināšanai SIA “MultiHouse” var pilnvarot savus sadarbības partnerus veikt atsevišķas pakalpojumu sniegšanas darbības, kā piemēram, pakalpojumu ierīkošanas darbu veikšanu, rēķinu izsūtīšanu un tamlīdzīgi. Ja izpildot šos uzdevumus, SIA “MultiHouse” vai sadarbības partneri apstrādā SIA “MultiHouse” rīcībā esošos Klienta personas datus, attiecīgie SIA “MultiHouse” sadarbības partneri ir uzskatāmi par SIA “MultiHouse” datu apstrādes operatoriem (apstrādātājiem) un SIA “MultiHouse” ir tiesības nodot SIA “MultiHouse” sadarbības partneriem šo darbību veikšanai vajadzīgos Klienta personas datus tādā apmērā, kā tas nepieciešams šo darbību veikšanai.

5) SIA “MultiHouse” sadarbības partneri (personas datu apstrādātāja statusā) nodrošinās personas datu apstrādes un aizsardzības prasību izpildi saskaņā ar SIA “MultiHouse” prasībām un tiesību aktiem, un neizmantos personas datus citos nolūkos, kā tikai ar Klientu noslēgtā līguma saistību izpildei SIA SIA “MultiHouse” uzdevumā.

7. Personas datu aizsardzība.

SIA “MultiHouse” aizsargā Klienta datus, izmantojot mūsdienu tehnoloģiju iespējas, ņemot vērā pastāvošos privātuma riskus un SIA “MultiHouse” saprātīgi pieejamos organizatoriskos, finansiālos un tehniskos resursus, tajā skaitā izmantojot šādus drošības pasākumus:

• ugunsmūri;

• ielaušanās aizsardzības un atklāšanas programmas;

• citus aizsardzības pasākumus atbilstoši aktuālajām tehnikas attīstības iespējām.

8. Personas datu saņēmēju kategorijas.

SIA “MultiHouse” neizpauž trešajām personām Klienta personas datus vai jebkādu pakalpojumu sniegšanas un līguma darbības laikā iegūtu informāciju, tajā skaitā, informāciju par saņemtajiem elektronisko sakaru, satura vai citiem pakalpojumiem, izņemot:

• ja attiecīgajai trešajai personai dati jānodod noslēgtā līguma ietvaros, lai veiktu kādu līguma izpildei nepieciešamu vai ar likumu deleģētu funkciju (piemēram, bankai norēķinu ietvaros vai nodrošinātu pakalpojumu, piemēram, namu apsaimniekošanas nodrošināšanas ietvaros, SIA “MultiHouse” veic datu apmaiņu ar siltuma piegādes operatoru, par ko Klients tiek informēts attiecīgā pakalpojuma līgumā);

• saskaņā ar Klienta skaidru un nepārprotamu piekrišanu;

• ārējos normatīvajos aktos paredzētajām personām pēc viņu pamatota pieprasījuma, ārējos normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā un apjomā;

• ārējos normatīvajos aktos noteiktos gadījumos SIA “MultiHouse” likumīgo interešu aizsardzībai, piemēram, vēršoties tiesā vai citās valsts institūcijās pret personu, kura ir aizskārusi šīs SIA “MultiHouse” likumīgās intereses.

9. Personas datu glabāšanas ilgums:

10. SIA “MultiHouse” glabā un apstrādā Klienta personas datus, kamēr pastāv vismaz viens no šiem kritērijiem:

11. tikai tik ilgi, kamēr ir spēkā ar Klientu noslēgtais līgums;

12. kamēr ārējos normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā SIA “” vai Klients var realizēt savas leģitīmās intereses (piemēram, iesniegt iebildumus vai celt vai vest prasību tiesā);

13. kamēr kādai no pusēm pastāv juridisks pienākums datus glabāt;

14. kamēr ir spēkā Klienta piekrišana attiecīgai personas datu apstrādei, ja nepastāv cits datu apstrādes likumīgs pamats.

15. Pēc tam, kad 9. punktā minētie apstākļi izbeidzas, Klienta personas dati tiek dzēsti.

9. Piekļuve personas datiem un citas Klienta tiesības

Klientam ir tiesības saņemt normatīvajos aktos noteikto informāciju saistībā ar viņa datu apstrādi.

Klientam saskaņā ar normatīvajiem aktiem ir arī tiesības pieprasīt SIA “MultiHouse” piekļuvi saviem personas datiem, kā arī pieprasīt SIA “MultiHouse” veikt to papildināšanu, labošanu vai dzēšanu, vai apstrādes ierobežošanu attiecībā uz Klientu, vai tiesības iebilst pret apstrādi (tajā skaitā pret personas datu apstrādi, kas veikta pamatojoties uz SIA “MultiHouse” likumīgajām (leģitīmajām) interesēm), kā arī tiesības uz datu pārnesamību. Šīs tiesības īstenojamas, ciktāl datu apstrāde neizriet no SIA “MultiHouse” pienākumiem, kas tam ir uzlikti ar spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem, un kuri tiek veikti sabiedrības interesēs.

1. Klients var iesniegt pieprasījumu par savu tiesību īstenošanu:

2. rakstveida formā klātienē SIA “MultiHouse” birojā, uzrādot personu apliecinošu dokumentu;

3. elektroniskā pasta veidā, parakstot ar drošu elektronisko parakstu.

   1. Saņemot Klienta pieprasījumu par savu tiesību īstenošanu, SIA “MultiHouse” pārliecinās par Klienta identitāti, izvērtē pieprasījumu un izpilda to saskaņā ar normatīvajiem aktiem.

   2. SIA “MultiHouse” atbildi Klientam nosūta pa pastu uz viņa norādīto kontaktadresi, pēc iespējas ņemot vērā Klienta norādīto atbildes saņemšanas veidu.

   3. SIA “MultiHouse” nodrošina datu apstrādes un aizsardzības prasību izpildi saskaņā ar normatīvajiem aktiem un Klienta iebildumu gadījumā veic lietderīgās darbības, lai iebildumu atrisinātu.

4. Saziņa ar Klientu.

   1. SIA “MultiHouse” veic saziņu ar Klientu, izmantojot Klienta norādīto kontaktinformāciju (telefona numuru, e-pasta adresi, pasta adresi).

   2. Saziņu par pakalpojumu līgumsaistību izpildi SIA “MultiHouse” veic uz noslēgtā līguma pamata (piemēram, pakalpojumu piegādes vai bojājumu novēršanas laiku saskaņošana, informācija par rēķiniem, par plānotiem darbiem, pakalpojumu pārtraukumiem, izmaiņām pakalpojumos u.c.).

5. Komerciāli paziņojumi.

Saziņu par komerciāliem paziņojumiem par SIA “MultiHouse” un/vai trešo pušu pakalpojumiem un citiem ar tiešu nolīgto pakalpojumu nodrošināšanu nesaistītiem paziņojumiem (piemēram, klientu aptaujas) SIA “MultiHouse” veic saskaņā ar ārējos normatīvajos aktos noteikto vai saskaņā ar Klienta piekrišanu.

Klienta dotā piekrišana komerciālu paziņojumu saņemšanai ir spēkā līdz tās atsaukumam (arī pēc pakalpojumu līguma izbeigšanās). Klients jebkurā laikā var atteikties no turpmākas komerciālo paziņojumu saņemšanas kādā no šādiem veidiem:

• nosūtot e-pastu uz adresi info@multihouse.lv;

• klātienē SIA “MultiHouse” birojā;

Izmantojot komerciālajā paziņojumā paredzēto automatizēto iespēju atteikties no turpmāku paziņojumu saņemšanas, noklikšķinot uz atteikšanās norādes attiecīgā komerciālā paziņojuma (e-pasta) beigās.

SIA “MultiHouse” pārtrauc komerciālo paziņojumu sūtīšanu, tiklīdz tiek apstrādāts Klienta pieprasījums. Pieprasījuma apstrāde ir atkarīga no tehnoloģiskām iespējām, kas var būt līdz trijām diennaktīm (neskaitot svētku dienas un brīvdienas).

Izsakot savu viedokli aptaujās un atstājot savu kontaktinformāciju (e-pastu, tālruni), Klients piekrīt, ka SIA “MultiHouse” var ar viņu sazināties, izmantojot sniegto kontaktinformāciju sakarā ar Klienta sniegto novērtējumu.

Paraksts, datums